Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste henkilötietojen keräämisestä kirjastojärjestelmään

Laadittu 30.10.2006

1. Rekisterinpitäjä

KEMIN KAUPUNGINKIRJASTO
Marina Takalon katu 3
94100 KEMI
puh. (016) 258 253

2. Rekisteristä vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Hilkka Heikkinen
Kemin kaupunginkirjasto
Marina Takalon katu 3
94100 KEMI
puh. 040 845 5793

3. Rekisterin nimi

Kemin kaupunginkirjaston kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri (ATP Origo)

4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin pitämisen tarkoitus

Asiakassuhteen hoitaminen ja tilastointi.
Rekisterinpitäjä ylläpitää kirjaston asiakkaiden lainaus- maksu- ja
henkilötietoja. Asiakkaiden lainaus- ja maksutietoja säilytetään vain sen
ajan, kuin se on toiminnan kannalta välttämätöntä.

Tilastoinnissa ei näy yksilötason tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisterissä lainojen, varausten ja maksujen lisäksi nimi, osoite, puhelinnumerot, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kotikunta, kansalaisuus, kirjastokortin numero ja salasana (salattuna), asiakkuuskirjasto, sähköpostiosoite, tieto takaajasta tai taattavasta, selvittämättömät asiat ja muita asiakassuhteen hoidossa tarpeellisia huomautuksia. Alaikäisen takaajasta ja yhteisökortin vastuuhenkilöstä vastaavat tiedot.

6. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Asiakkaan tai alaikäisellä hänen takaajansa ilmoitus. Muutoksista ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla, mutta kirjasto voi tarvittaessa päivittää yhteys- ja henkilötietoja muista rekistereistä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Mikäli palauttamattomien lainojen tai vahingoitetun aineiston korvausasia etenee perintään saakka, siirretään paperimuotoisista laskukopioista ATK:lla perintätoimistolle asiakkaan (tai takaajan) henkilö- ja yhteystiedot. Perinnän perustana olevasta korvattavasta aineistosta siirretään korvaushinta ja niteen tiedot. Käytännön perustana on laki saatavien perinnästä ja hyvästä perintätavasta. Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Paperimuotoinen aineisto

Lainatapahtuman hoitoon, laskutukseen sekä perintään tarvittavia tulosteita ja raportteja säilytetään asian hoidon sekä säädetyn arkistoinnin kannalta tarpeellinen aika, minkä jälkeen ne hävitetään. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa mainittu vaitiolovelvollisuus.

B. ATK:lle talletetut tiedot

Sovellus ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa mainittu vaitiolovelvollisuus.

Tietokanta on kahdennettuna julkisessa osoitteessa http://kirjasto.keminkaari.fi/kemi

Asiakkaan pääsy omiin tietoihinsa julkisessa tietokannassa on suojattu asiakastunnuksella ja asiakkaalle annetulla salasanalla.

Tietokantapalvelimesta ja tietoliikenneyhteyksistä suojauksineen vastaa Kemin Tietohallintokeskus. Ohjelmistosta ja sen suojauksista vastaa järjestelmätoimittaja Ab Axiell Kirjastot Oy.

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on Henkilötietolain 26 §:n mukainen tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle vastuuhenkilölle.

Rekisterissä havaittu virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto voidaan oikaista oma-aloitteisesti. Rekisteröity voi myös vaatia tiedon korjaamista. Korjausvaatimus on tehtävä kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle vastuuhenkilölle. Mikäli korjausvaatimukseen ei suostuta, annetaan tästä kirjallinen todistus. Rekisteröity voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsittelyyn.